“Desde a hora que você recebe um currículo, tem que estar preocupado em ter uma permissão de armazenamento”, comenta a advogada. É preciso ser objetivo quanto a política de privacidade e armazenamento e especificar a finalidade e necessidade acerca de todo e qualquer dado que tiver contato. Além disso, pedir autorização e ter o consentimento para compartilhar as informações com outros setores é importante. Desta forma, processos seletivos já tem início de uma forma mais segura. Olhar para o RH é o primeiro passo, mas, dependendo do tipo de negócio, existem outras questões. Ou seja, em organizações que atuam com consumidores finais, a preocupação também deve ser com os dados das pessoas físicas atendidas.

Mapeamento e adequação

Ana Paula Smidt informa que todos os dados são divididos entre pessoais e sensíveis. O segundo tipo exige um cuidado especial pois os dados sensíveis são aqueles que podem gerar discriminação e, inclusive, aumentar a indenização em casos de vazamentos. “As empresas precisam fazer é mapear esses dados, ter o mínimo de dados possíveis e só guardar aquilo que for necessário”, argumenta. 

Os cuidados incluem o Mapeamento de Dados, um documento essencial para adequação às normas de proteção de dados que mostra o caminho percorrido pelos dados pessoais dentro da empresa. Deve regulamentar todos os processos de coleta, armazenagem, atualização, compartilhamento, anonimização, processamento, segmentação, inferências e descarte das informações. O documento deve conter itens como as categorias de dados trafegados, sendo: cadastrais, transacionais, especiais, sensíveis ou trabalhistas, entre outros. Além disso, é essencial especificar o volume e a frequência de tráfego do fluxo de dados.

Este processo pode ser feito com softwares já adequados a LGPD e com restrição de acesso. “Você só dá acesso para quem precisa para desempenhar determinada função”, propõe. Sendo assim, com todos os detalhes e especificações, é possível identificar onde riscos, ter o controle de acesso das informações e, em caso de vazamentos, ter rápido conhecimento. “O mapeamento vai te dar um norte de quais medidas você tem que tomar para se adequar, para ficar cada vez mais seguro e proteger os dados que circulam na sua empresa”, completa.

Outro ponto importante da discussão é sobre a transmissão de dados feita por celulares pessoais. “Se esses dados forem usados por qualquer pessoa ou forem divulgados de qualquer forma, a empresa responde. E as multas são bem altas, podem chegar até a cinquenta milhões de reais”, alerta. A advogada salienta a responsabilidade das empresas acerca dos dados, pois qualquer vazamento pode virar um pedido na esfera trabalhista. “Quando o empregado se sentir lesado com relação ao vazamento do seu dado ou de alguma informação sua, ele vai poder acionar e invocar a LGPD dentro do processo trabalhista dele perante a Justiça do Trabalho. Então isso pode virar uma tendência maior para reclamação trabalhista”, explica.

Além das medidas de mapeamento, autorizações e adequação, as empresas precisam entender a LGPD com profundidade e ter conhecimento de todos os pontos da lei. Treinar e ter pessoas responsáveis é uma das medidas importantes. “O primeiro passo é estabelecer quem vai ser o DPO – Data Protection Officer, ou seja, o encarregado que vai fazer a interface entre a Agência Nacional de Proteção de Dados e as Pessoas Físicas, que compartilham dados com aquela empresa”, detalha Smidt.

A executiva diz também que uma das regras da LGPD é ter o contato e a especificação da pessoa DPO para que usuários possam entrar em contato em diferentes casos. Segundo ela, existe uma necessidade de ter pessoas capacitadas para possam partilhar isso e ter uma integração nos times, sendo o RH “o polo conscientizador da empresa”. A conscientização, portanto, deve ser feita em todos os níveis da empresa e, principalmente, em novas contratações. “Vai virar mais um capítulo do treinamento de integração”, comenta sobre esse cuidado essencial nas organizações.