Excesso de burocracia pode diminuir engajamento e produtividade, além de trazer problemas de relacionamento

A burocracia empresarial surgiu em função da necessidade de regras e procedimentos que pudessem melhorar a eficácia e a qualidade da gestão em empresas cada vez mais complexas. Entretanto, o desempenho de uma equipe tende a cair quando essas normas, formulários ou documentos carecem de inteligência lógica e prática e se tornam um fim em si mesmo.

Quando o custo e o esforço deste processo ou comportamento burocrático impede a agilidade, eficácia e velocidade da equipe para conseguir realizar os seus objetivos, podemos dizer que temos um problema.

Enumero oito sinais de que a gestão de uma empresa ultrapassou esta barreira e pode ser considerada burocratizada e, portanto, contraproducente:

1) “Não estou autorizado a fazer isso”. Um dos sinais é a necessidade de autorizações de superiores para realizar tarefas ou trabalhos que todos sabem que devem e podem ser feitos por qualquer um. Este delay entre a espera pela autorização e a resolução da situação pode afetar a produtividade de toda uma equipe.

2) Reunião diária é lei. Ter que fazer obrigatoriamente reuniões sem pauta, sem objetivos ou sem disposição para resolver os problemas que todos já conhecem apenas por causa de uma norma diminui a produtividade. Os funcionários acabam perdendo tempo e ficando entediados.

3) Tudo é urgente e prioritário. instigar funcionários a terem senso de urgência e, ao mesmo tempo, dizer que tudo é prioridade não faz sentido. O profissional precisa administrar as demandas em níveis prioritários diferentes, garantindo um fluxo de trabalho. Tratar tudo como “o mais urgente” só atrapalha a produtividade.

4) Quanto mais informação, melhor. Oferecer um número de canais de informação focada em quantidade, não em relevância de informações, é um erro. Ao invés de ajudar, isso acaba confundindo a equipe sobre o que é realmente atual e importante para ser feito.

5) Precisa saber de algo? Leia esse relatório de 100 páginas. Construir e fazer a equipe ler relatórios muito extensos, sem condensar informações é típico do excesso de burocracia. O ideal é trazer aquilo que precisa ser entendido de uma forma prática, se possível numa única página.

6) Cliente em primeiro lugar, mas só depois do processo interno. Um dos sinais mais frustrantes para os colaboradores é saber que seria possível resolver um problema do cliente em cinco minutos, mas ser obrigado a seguir uma norma e um processo interno que atrasa essa solução.

7) “Melhorar” o trabalho com novos formulários. Criar novos formulários e documentos para “melhorias” que não condizem com a realidade dos funcionários. O formulário que foi feito para ajudar, atrapalha, pois gasta tempo demais para ser preenchido e impede o funcionário de fazer um trabalho de alta performance.

8) Três chefes são melhores do que um. Na empresa excessivamente burocratizada, o funcionário precisa se reportar a dois ou três gestores. Além disso, cada um deles pede uma tarefa que é totalmente diferente das outras em termos de objetivos e condutas empresariais. Esta falta de foco é inimiga da produtividade e também da motivação.

O que vale é o bom senso e o discernimento da empresa e, principalmente, do gestor, que deve analisar profundamente a burocracia imposta. É fundamental que estes profissionais, que são responsáveis pela performance de todos os demais, sejam capacitados. Já que são eles que, no cotidiano, podem dizer se as normas são realmente inteligentes e eficazes ou morosas e irrelevantes. É o discernimento dos Gestores que pode fazer a diferença entre a potencialização da performance e dos valores de empresas e a criação de brechas para comportamentos ineficientes, inadequados e inconvenientes.