A rotina ainda é um assunto bastante polêmico. As pessoas costumam se dividir em dois grupos: algumas amam, outras odeiam.
O ponto mais importante é entender que rotina não precisa ser sinônimo de prisão. Na realidade, é uma forma de organizar o seu dia para ter mais equilíbrio e reduzir a fadiga de decisão.
Se você já é um adepto da rotina, este artigo ajudará a esclarecer técnicas que você já aplica e perceber o quão significativas elas são. E se você ainda enxerga a rotina como a grande vilã da sua vida, te convido para a leitura para, quem sabe, mudar a sua mentalidade sobre o assunto.
Por aqui, sou um grande fã da rotina porque ajuda a organizar os meus dias e a ser mais produtivo. Portanto, tire os sapatos e pegue um café ou uma água, que hoje você vai aprender tudo sobre como estruturar uma rotina para organizar a sua vida.
O que é uma rotina?
Uma rotina produtiva é quando você tem energia para realizar as suas tarefas, sem sentir que tudo é uma obrigação e sem ser atingido por um sentimento de esgotamento no final do dia.
Diante de tantos pratinhos para equilibrar, uma rotina produtiva contribui para que você não conviva com a sensação de que o seu dia não cabe em 24 horas.
Casa, família, trabalho, filhos, saúde, pets, amigos, lazer… Como conciliar tudo sem atingir a exaustão?
A rotina é uma grande aliada nesse sentido, pois ajuda no planejamento dos seus dias, tornando a sua vida mais organizada, além de contribuir para a criação e a manutenção de hábitos saudáveis.
A rotina como ferramenta para reduzir a fadiga de decisão
Em 24 horas, tomamos em média 35 mil decisões. Ao longo do dia, com o volume de tarefas, compromissos e o cansaço que se acumula, a sua capacidade de tomar decisões vai ficando cada vez menor. A rotina, por sua vez, é um mecanismo para minimizar a fadiga de decisão.
O fato de você antecipar algumas escolhas através de uma rotina minimamente estabelecida faz com que você não tenha que pensar (e gastar energia) com coisas que já podem estar decididas.
Um exemplo muito simples: todos os dias você acorda, arruma a cama e toma banho. Não é preciso pensar sobre isso porque as decisões já estão tomadas. Portanto, não há gasto de energia mental com escolhas banais, percebe?
Agora, se você acordar e for pensar se vai ou não tomar banho ou arrumar a cama, você já está gastando energia mental com duas decisões que não precisam requerer tal energia.
E isso são apenas as duas primeiras pequenas decisões do seu dia, que acontecem nos primeiros minutos da sua rotina. Consegue notar o potencial que uma rotina produtiva é capaz de oferecer?
Qual é a importância da rotina?
Produtividade é sobre obter melhores resultados com menos esforços e uma rotina produtiva te ajuda a alcançar exatamente isso, além de contribuir para a evolução nos seus objetivos e manter uma vida com equilíbrio.
Uma boa rotina está atrelada à construção de hábitos. Você já ouviu falar em hábitos angulares? Hábitos angulares são aqueles que iniciam uma série de mudanças de comportamento e, assim, favorecem a criação de outros hábitos saudáveis.
Vamos a um exemplo: ao praticar exercícios físicos com regularidade, você favorece uma boa alimentação, o que traz mais saúde para o seu corpo. O hábito de fazer exercício físico é um hábito angular que abre espaço para outros igualmente positivos, como a boa alimentação.
A construção de uma rotina produtiva bem planejada traz muito mais organização para manter os seus hábitos. Com o passar do tempo, você nota diversos benefícios, por exemplo:
- Menos estresse e mais tranquilidade;
- Maior flexibilidade;
- Sentimento de que conseguiu cumprir suas tarefas do dia;
- Construção de hábitos saudáveis;
- Vida mais equilibrada.
Lembrando que rotina não é prisão, é organização. Existe para facilitar os seus dias, mas diante de imprevistos, é importante ter a flexibilidade para alterar aquilo que estava programado. É assim que você usufrui do melhor da sua rotina!
A relação entre rotina e desenvolvimento pessoal
Quando estou falando sobre rotina, há uma pergunta que gosto muito de fazer: “Pense em uma pessoa de sucesso que você admira. Pensou? Agora me responda: essa pessoa tem uma rotina?”.
A maioria esmagadora responde que “sim”, mesmo sem nem saber de fato como são os dias dessa pessoa de sucesso. Isso porque sabemos que, para alcançar objetivos, é preciso disciplina e organização, e a rotina é responsável por trazer isso para a vida de um ser humano.
Alguns tendem a achar que rotina é fazer todos os dias a mesma coisa, mas não se trata disso na essência. Sim, há algumas atividades, como escovar os dentes após as refeições, que são repetitivas, mas a rotina é muito mais do que isso.
Para prosperar e se desenvolver, seja em âmbito pessoal ou profissional, você vai precisar de pelo menos um mínimo de rotina. Afinal, quem se organiza consegue fazer tudo o que precisa ser feito, com disposição e energia para atingir os seus objetivos e se sentir motivado mesmo após um dia cheio de tarefas e compromissos.
Como planejar uma rotina?
Criar um dia a dia produtivo não é tão complexo como, a princípio, pode parecer. A palavra-chave aqui é planejamento, que garante uma organização eficaz do seu dia.
Em seguida, trouxe algumas orientações para facilitar este processo:
1. Trate a rotina por semana e não por dias
O primeiro passo e um dos mais importantes é pensar na sua rotina a partir da semana e não dos dias. Ter essa visão semanal é fundamental para garantir eficiência nesse planejamento e elevar a sua produtividade.
Alguns pontos são fundamentais que podem ajudar a organizar a sua semana:
- Equilibrar a lista de tarefas e compromissos na sua agenda, lembrando que tarefas são atividades que precisam ser realizadas e compromissos são reuniões, consultas etc;
- Considerar tanto atividades de esfera profissional como pessoal;
- Quebrar as grandes tarefas em fatias menores, por exemplo, dentro de organização das finanças, a seguinte lista pode ser feita:
- Pagar conta de luz;
- Pagar aluguel;
- Contabilizar gastos do mês;
- Separar dinheiro para investimentos de longo prazo.
Ao pensar no todo, ou seja, na semana, você tem mais clareza sobre como distribuir as tarefas e compromissos a fim de ser mais produtivo.
2. Utilize uma ferramenta de gestão de tempo
Outro ponto importante é ter alguma ferramenta de monitoramento para entender como, ao longo da semana, você está gastando o seu tempo.
Aqui a dica é utilizar o que você considerar melhor, pode ser um aplicativo ou planilha, por exemplo. Alguns exemplos são Trello, Google Agenda, Notion e Evernote.
Nos meus programas de treinamento eu disponibilizo uma ferramenta de autoanálise de rotina que eu mesmo desenvolvi e utilizo para melhorar a minha rotina e fazer uma gestão de tempo eficaz.
Esse monitoramento é essencial para, posteriormente, você traçar melhorias no planejamento da sua rotina. Afinal de contas, você não consegue melhorar aquilo que você não consegue medir, correto?
3. Distribua as atividades em macroáreas
A construção de uma rotina diária começa pela separação das suas atividades em três áreas principais, que nos meus treinamentos e mentorias estabeleço como sono, trabalho e lazer.
A pegadinha aqui reside no fato de que muita gente acaba classificando atividades de trabalho em lazer ou vice-versa. Para ficar mais claro, tenha em mente o seguinte:
- Sono: é a quantidade de horas que você dorme por dia;
- Trabalho: é tudo o que você faz (em âmbito pessoal e profissional), que não é considerado uma atividade de lazer, ou seja, são tarefas que têm um caráter maior de obrigação, goste você delas ou não;
- Lazer: é tudo aquilo que não é classificado como trabalho, até mesmo atividades como tomar banho e se alimentar.
A partir dessa classificação do que é sono, trabalho e lazer, você consegue analisar se há equilíbrio entre as macroáreas. Talvez, você se dê conta de que está dormindo apenas 5 horas por noite, dedicando 15 horas ao trabalho e apenas 4 horas ao lazer. Se identificou?
4. Analise as microáreas para entender onde vai seu tempo
A partir das macroáreas, chega o momento de analisar as microáreas da sua rotina.
Dentro do trabalho e do lazer, por exemplo, há diversas microáreas que devem ser avaliadas para entender onde você está gastando o seu tempo. A partir desse tipo de diagnóstico, é possível redistribuir o seu tempo conforme as necessidades, de maneira mais equilibrada e alinhada aos seus objetivos.
Para entender o conceito de microárea, vamos a um exemplo dentro da macroárea do trabalho.
Podemos pensar em uma pessoa que tem um emprego CLT e, ao mesmo tempo, está começando a empreender a fim de criar o seu próprio negócio e, a longo prazo, deseja se demitir do trabalho atual. São estas duas microáreas de trabalho que serão analisadas aqui.
Ao ter consciência sobre a quantidade de tempo que está colocando em cada uma delas, é possível redirecionar os seus esforços de maneira consciente.
Se o objetivo é, em 3 anos deixar o emprego CLT para apenas empreender, hoje é necessário ao menos se dedicar de forma equilibrada às duas microáreas para, aos poucos, ir colocando mais tempo no novo empreendimento a fim de realizar essa transição.
É assim que você distribui o seu tempo de maneira inteligente, entende?
5. Redefina a sua rotina com base nas suas conclusões
Antes de definir qualquer estratégia focada em aprimorar a sua gestão de tempo, é necessário entender como está a sua rotina hoje.
Por isso, a minha recomendação é sempre fazer todas essas análises primeiro para ter em mãos um diagnóstico da sua rotina e, assim, poder traçar objetivos e mudanças para otimizar a sua gestão de tempo.
Lembre que só é possível gerir aquilo que você conhece e evoluir naquilo que pode ser medido.
Como criar uma rotina diária que funcione para você?
Apesar de não gostar de começar o planejamento de uma rotina a partir da ótica diária, algumas pessoas têm essa preferência.
Se quiser começar daí, as minhas dicas mais simples para não ficar à deriva e ter dias mais produtivos são:
- Definir hora para acordar e dormir: o seu corpo precisa ter de 7 a 9 horas de sono por noite, caso contrário, problemas como irritação, stress, ansiedade, baixa imunidade e falta de concentração começarão a surgir;
- Definir horários para as refeições: consistência nos horários de refeições vai favorecer o ciclo circadiano do seu corpo, portanto tenha em mente que a gestão da sua energia física e mental já vai ser muito melhor só de ter esse tipo de estruturação;
- Organizar o dia por blocos: isso significa pensar nas tarefas e compromissos levando em consideração algumas “fatias do dia”, como primeira metade da manhã, segunda parte da manhã, horário de almoço, início da tarde, final de tarde, noite etc.
Lembrando que tudo o que foi explicado anteriormente, sobre a divisão de atividades a partir das macroáreas de trabalho e lazer devem ser contempladas nesse tipo de organização. É necessário garantir o equilíbrio nas suas semanas e nos seus dias também.
Como ter uma rotina da manhã produtiva?
Para iniciar o seu dia com a produtividade a mil, uma das dicas mais valiosas é se planejar no dia anterior para acordar já sabendo o que precisa ser feito.
Quando você acorda sem saber o que te espera nas próximas horas, fica à deriva e isso aumenta muito as chances de procrastinação.
Por outro lado, se toca o despertador e você tem clareza sobre quais são as suas prioridades do dia, isso facilita a tomada de decisão e traz muito mais leveza e tranquilidade.
É claro que podem ocorrer imprevistos e, por isso, a rotina deve ser adaptável, mas, no geral, é um ótimo norte para começar o seu dia com foco.
Um bom paralelo para entender a importância da rotina é pensar em como um personal trainer faz a diferença na vida de quem tem dificuldades para fazer exercícios físicos.
O fato de você ter um compromisso com aquele profissional um determinado número de vezes por semana faz com que você se organize para realizar as atividades e não deixe os exercícios para depois.
A rotina é isso: você sabe o que precisa ser feito e isso minimiza as chances de ficar à deriva e procrastinar.
Como manter uma rotina produtiva com uma equipe de trabalho?
Ao longo do artigo você aprendeu bastante sobre como estruturar uma rotina para si, mas é importante se lembrar de que no ambiente de trabalho isso também é muito importante para garantir eficiência e produtividade.
Para mim, nesses casos, uma rotina de excelência está centrada na comunicação, ou seja, na troca de ideias, conversas e compartilhamento de informações entre as pessoas.
A produtividade parte do alinhamento de toda a equipe de trabalho, por isso, é importante contar com um sistema de organização e comunicação que mantenha todos na mesma página.
Quando há clareza sobre os objetivos e o que é responsabilidade de cada um, a tendência é que a produtividade aumente e os níveis de procrastinação caiam.
Ferramentas importantes para uma rotina produtiva
Por fim, concluo este artigo com algumas ferramentas importantes para quem quer construir uma rotina produtiva.
Entre tantas opções disponíveis, reforço em seguida as minhas recomendações que foram explicadas ao longo do texto:
Ferramenta de autoanálise de rotina
Trata-se da análise das três macroáreas da sua vida (sono, trabalho e lazer) a fim de classificar as suas principais atividades e entender como está a distribuição macro do seu tempo.
Ferramenta de microanálise de rotina
Aprofundamento nas macroáreas a partir de uma análise das microáreas para entender onde você está gastando o seu tempo e, se necessário, se organizar de uma maneira mais equilibrada de acordo com os seus objetivos.
Planejamento semanal
Organização de tarefas e compromissos de âmbito pessoal e profissional levando em consideração uma visão completa da sua semana.
Planejamento diário
A partir das definições do planejamento semanal, você deve selecionar, em ordem de importância, 5 tarefas para serem executadas a cada dia.
Aqui, não se esqueça de que o planejamento deve ser sempre realizado no dia anterior, afinal, pensar com certa antecedência sobre o que te espera no dia seguinte permite que as escolhas das tarefas levem em consideração atividades condizentes com as próximas 24 horas que te esperam.
Encare a sua rotina como aliada, não inimiga
A mudança de mentalidade em relação à rotina é o primeiro passo para ter uma vida mais produtiva.
Se você ainda não gosta de rotina, é porque nunca conseguiu criar uma que fosse realmente boa. Rotina é sinônimo de liberdade, organização e flexibilidade, basta usá-la a seu favor.
Sou um defensor da rotina e, nos meus programas de treinamento, estou sempre procurando mostrar às pessoas que, para ter uma vida produtiva e equilibrada, primeiro é preciso organizar a casa. Isso significa ter um diagnóstico claro de rotina e de para onde está indo o seu tempo.
Quer viver uma rotina produtiva de verdade? Nesta primeira semana de Julho, estou lançando a Comunidade Rotina Produtiva, o ambiente de produtividade real para você viver a sua rotina ideal por um ano.
Dentro da Comunidade você terá acesso aos tutoriais de planejamento semanal e diário e ferramentas de gestão de tempo e autoanálise de rotina que eu citei neste artigo, para você aplicar agora mesmo na sua vida.
Além disso, você terá conteúdos exclusivos todos os meses e encontros online e ao vivo comigo ao longo do ano.
Para entrar para a Comunidade, ter seu acesso a este ambiente por um ano inteiro e garantir a sua vaga no nosso primeiro encontro ao vivo, basta se inscrever neste link.
Mas aproveite que a oferta para participar do primeiro encontro ao vivo é válida só esta semana!
Artigo publicado originalmente em barretorodrigo.com
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Me chamo Rodrigo Barreto, sou mentor de produtividade, gestão de tempo e equilíbrio de vida para empreendedores e profissionais no mundo todo. Atualmente vivo com a minha família e trabalho nos Estados Unidos. Sou escritor e palestrante de assuntos que vão desde Produtividade e Gestão de Tempo até Paternidade e Equilíbrio entre Vida Pessoal e Profissional.
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